De verwerking van uw persoonsgegevens legt bij ons een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. In dit privacystatement geven wij u inzicht in de uitgangspunten die wij toepassen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Introductie

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en overige informatie die iets over u zeggen. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u, of wanneer u als ouder verzorger optreedt, zich inschrijft als lid bij onze vereniging.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken de gegevens van ouders/verzorgers van minderjarige leden en van leden ouder dan 18 jaar.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Hermes DVS verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder voor:

• de uitvoering van een correcte ledenadministratie
• de uitvoering van de wettelijke taken
• de uitvoering van werkzaamheden in het kader van privaatrechtelijke transacties
• voor interne analyses waarmee we onze dienstverlening verbeteren
• voor communicatieactiviteiten. Op basis van gegevens uit interne, externe bronnen en uw bezoek aan onze webpagina’s kunnen we u passende en gerichte informatie sturen, bijvoorbeeld via post, telefoon of internet.

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Bovendien kunt u ons altijd vragen hoe we met gegevens omgaan én kunt u inzage vragen in uw gegevens. Staan uw gegevens verkeerd geregistreerd? Dan passen we ze aan.

Veilig

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in goede handen. We zorgen ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Veilige internettransacties hebben daarbij bijzondere aandacht. Internetcriminelen worden immers steeds slimmer.

Vertrouwelijk

Binnen Hermes DVS is de Algemeen Voorzitter van het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarnaast is iedere voorzitter van de betreffende sportafdeling verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen zijn of haar afdeling.

Binnen Hermes DVS is een functionaris aangesteld die verantwoordelijk is voor een goede naleving van de privacywetgeving. De functionaris voor gegevensbescherming (FG) is de secretaris van het Dagelijks Bestuur. Op de website https://www.hermesdvs.nl/algemeen-bestuur staat vermeld wie de secretaris is. Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacy gerelateerde vragen.

Al onze vrijwilligers zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen een daartoe bevoegde vrijwilliger mag uw gegevens verwerken.

Beveiligen van informatie en persoonsgegevens

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. In dit privacy statement vertellen we hoe u met uw gegevens omgaan. Mocht u meer informatie willen hebben of heeft u specifieke vragen kunt u contact met ons opnemen.

Hoe wij omgaan met uw gegevens

Bezoek aan de website

We gebruiken één website. Als u deze bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres?

Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u surft met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. We houden IP-adressen bij om:

• de dienstverlening en communicatie naar leden en niet leden te verbeteren
• u te behoeden voor internetfraude

Wat doen we met uw bezoekgegevens?

Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren.

We registreren ook hoe bezoekers door de websites klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag en voor fraudebestrijding. 

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt. Cookies kunnen worden geplaatst en uitgelezen. Dankzij cookies hoeft u sommige informatie niet steeds opnieuw in te voeren als u een website opnieuw bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies, waaronder sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies worden van uw computer verwijderd zodra u uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox of Safari) afsluit. Permanente cookies blijven op uw computer staan, ook na afsluiten van uw webbrowser. Bij elk volgend bezoek vanaf die computer, tablet of mobiele telefoon wordt deze cookie herkend.

Waarom gebruikt HERMES-DVS cookies?

We plaatsen zowel sessie- als permanente cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op de websites heeft bezocht. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen. Zonder cookies is dat niet mogelijk. U kunt zelf uw cookie-instelling bepalen: op niveau basis, persoonlijk of compleet. Het plaatsen van cookies helpt ons ook om onze websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.

Kunt u uw cookies blokkeren?

U kunt cookies op uw computer blokkeren. Dat kan via de privacy-instellingen van de webbrowser die u gebruikt. Dan worden alle cookies van alle websites die u bezoekt, geblokkeerd. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden.

Uw rechten

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke informatie of nieuwsbrieven kunt u dit aangeven.

Wilt u uw persoonsgegevens inzien?

U heeft het wettelijke recht op inzage in de persoonsgegevens. Een verzoek hiervoor kan schriftelijk worden ingediend. Vaak zullen we contact opnemen om duidelijk te krijgen welke gegevens u precies wilt zien, zodat u antwoord krijgt op uw vraag.

• HERMES-DVS
• T.a.v. de secretaris
• Olympiaweg 20
• 3118 JD Schiedam

Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren?

Als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u ons vragen om deze gegevens aan te passen. Dit noemen we het recht van correctie. U kunt uw gegevens aanpassen door contact op te nemen met de secretaris van HERMES-DVS.

Wilt u uw gegevens laten verwijderen?

U hebt het wettelijke recht te vragen gegevens te verwijderen. Het verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk. Alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens, kunnen deze verwijderd worden. Denk hierbij aan het vernietigen van uw gegevens na het opzeggen van uw lidmaatschap of vrijwilligersovereenkomst. 

Als het niet gaat zoals het hoort

Datalekken

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat we daar zo snel mogelijk van op de hoogte worden gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.

Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een datalek, dan:

• informeren we u dat dit is gebeurd en welke informatie is gelekt;
• vertellen we welke maatregelen wij hebben getroffen om schade te voorkomen en welke maatregelen u zelf kunt treffen;
• documenteren we alle relevante informatie, zodat we u kunnen helpen mocht u door het datalek schade ondervinden.

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct. Dit kunt u doen via de FG.

Heeft u nog vragen?

Met dit privacystatement willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat dit privacystatement niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben over een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct onze functionaris voor gegevensbescherming benaderen.

Heeft u klachten?

Mocht u klachten hebben over de dienstverlening of over hoe we omgaan met persoonsgegevens, dan horen we dat graag. U kunt contact opnemen met de algemeen voorzitter, https://www.hermesdvs.nl/algemeen-bestuur